Einfache Lösungen für die Schnittstelle zwischen analoger und digitaler Welt.

Wie smarte Drucker zu Helfern am digital Workplace werden.

Digitale Transformation ist heutzutage keine Option mehr. Wer nicht vom Zahn der Zeit zermalmt werden will, muss etwas tun. Etablierte Unternehmen tun sich schwer, ihren Weg in die neue Welt zu finden.

In einer losen Folge stelle ich einfache Möglichkeiten auf dem Weg in eine neue Unternehmenswelt vor. An erster Stelle meiner Überlegungen steht der schnöde Kopierer. Für viele eine langweilige Kiste, nicht sexy, aber immer ein guter Platz zum Quatschen und Kaffee trinken.

Seit über 20 Jahren laufen wir durch deutsche Büros. Lange Zeit war das Papier und das Bedrucken in jeglicher Form ein gutes Geschäft für uns und die Fabrikanten von Toner-, Tinten- und Papier.

Seit 10 Jahren reden wir vom papierlosen Büro, analog wuchsen die Papierberge ständig weiter in den Himmel. In den letzten zwei Jahren beginnt jedoch das disruptive Schwert für unsere Branche immer schneller über unseren Köpfen zu schwingen. Das ist auch für uns eine sehr spannende und aufregende Situation.

In vielen deutschen Büros der heutigen Zeit treffen wir noch auf analoge Verhältnisse. Papier an jeder Ecke, Kopierer an jedem Platz, auf jeder Etage. Es wird kopiert, gedruckt und gescannt. Der Scan-Vorgang endet in der E-Mail, Fortgeschrittenere scannen in das Netzwerk. Dort ist das digitale Arbeitsleben dann meistens am Ende angekommen.

Der digital Workplace fängt mit dem intelligenten Einlesen der Papiere an.

Unser Aufgabengebiet befindet sich direkt an der Schnittstelle zwischen analoger und digitaler Welt. Der manuellen und der automatisierten. Der physischen und der virtuellen. Von Hardware und Cloud-Diensten.

An erster Stelle wandeln wir papiergebundene, teure und bremsende Prozesse in eine elektronische Arbeitsweise um. Mithilfe von smarten Drucker-Apps auf den neuesten multifunktionalen Drucksystemen rechnen wir Spesen ab, vereinfachen und automatisieren Genehmigungen.

Ganz wichtig: Intuitive und verständliche Prozesse bauen die Ängste und Vorbehalte der Mitarbeiter ab. Die heutigen Multifunktions-Drucker sind von Grund auf neu konzipiert und treiben den Wandel mit voran. Sie optimieren Dokumenten-Workflows, steigern die Produktivität und senken Kosten.

Wir erleben eine bahnbrechende, aber auch vertraute Technologie. Wer ein Smartphone oder Tablet im Privatleben nutzt, weiß wie Apps die Art und Weise unserer Zusammenarbeit verändern. Wir kommunizieren und teilen Informationen im Handumdrehen und unkompliziert.

Wie wir durch smarte Drucker-Apps intelligente Dokumente erhalten. Diese neue Generation von Dokumenten am Arbeitsplatz ist:

Durchsuchbar. Detaillierte Metadaten geben Ihnen die Möglichkeit, das Gesuchte im Handumdrehen zu finden. Sie suchen einen Spesenbericht oder einen Beleg? Geben Sie einfach das Datum oder die Gesamtsumme ein.

Sicher. Eine auf Industriestandards basierende Verschlüsselung, Virenschutz und Rechteverwaltung gewährleisten Compliance und Risikomanagement.

Vernetzt. Digitale Unterlagen integrieren sich in bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse. Sie werden automatisch weitergeleitet, freigegeben und gespeichert.

Gemeinsam nutzbar. Versions- und Verfasser-Verfolgung ermöglichen Echtzeit- Kollaboration, das heißt Teammitglieder arbeiten von jedem Standort aus an gemeinsamen Unterlagen.

Durch unsere smarten Apps wird der Drucker zum digitalen Assistenten, der die Informationen schneller, einfacher und sicherer übermittelt.

Nehmen wir die Rechnungsverwaltung. Sie besteht aus einer Abfolge von Schritten wie dem Einscannen und Ablegen der Rechnung in einem bestimmten Ordner und dem Versenden per E-Mail, mit der Bitte um Freigabe. Smarte Apps fassen Workflows dieser Art unter einem einzigen Symbol für „Rechnungsstellung“, „Personal“ oder „Rechtsprüfung“ zusammen.

Selbst mobile Mitarbeiter können eine Rechnung einscannen, sie in einem Beleg mit bearbeitbaren Text konvertieren und an die entsprechenden Empfänger weiterleiten. Der Beleg wird nach Bearbeitung automatisch in der Cloud oder im Netzwerk abgelegt - alles per Knopfdruck.

Es stehen darüber hinaus zahlreiche branchenspezifische Lösungen zur Verfügung, die das App-gesteuerte Geschäftsumfeld von heute bedienen.

Im Gesundheitswesen geben entsprechende Apps den Gesundheitsdienstleistern die Möglichkeit, wichtige Patienteninformationen sicher auszutauschen.

Welche weiteren Anwendungen der neuen Technologien ergeben sich noch aus dem Scan-Vorgang?

Einfach das Smartphone oder Tablet mit dem Multifunktionsdrucker verbinden, um zu digitalisieren, E-Mails und Faxnachrichten zu versenden und auszudrucken. Auf diesem Wege werden Daten in einem Cloud-Datenspeicher mobil abgelegt.

Im Bildungswesen beschleunigen Lehrer und Schüler die Zusammenarbeit und den Vorgang zum Hochladen und Speichern von Unterlagen.

Kursmaterialien, Hausaufgaben und Arbeitsblätter werden direkt vom Gerät aus in Kursordner abgelegt.. Der flexible Zugriff auf den Moodle Account ist spielend einfach.

Spannend, bald auch in der deutschen Version verfügbar, ist der Proofreader Service. Er überprüft Schriftstücke auf Rechtschreibung, Grammatik, Stil und findet Plagiate. Einfach einscannen und prüfen lassen.

Wenn sich wichtige Daten (DSGVO) sicher schwarz ärgern.

Die fehleranfällige manuelle Schwärzung sensibler Daten gehört der Vergangenheit an. Das macht in Zukunft das Multifunktionssystem mit künstlicher Intelligenz für euch, im Druck oder im Scan.

Personenbezogene Daten, wie Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Nummern der Sozialversicherung und Geburtsdaten oder andere sensible Daten sind automatisch schwarz überdeckt.

Die Cloud - dein sicherer Freund für kollaboratives Arbeiten.

Mit Cloud-Connector-Apps bekommen wir hocheffiziente Workflows. Das Gerät scannt auf einfache, sichere Weise in jede Cloud-Umgebung. Natürlich funktioniert auch der umgekehrte Weg. In der Cloud gespeicherte Informationen werden im Handumdrehen direkt ausgedruckt. Verfügbar für Box, Dropbox, Google Drive, Microsoft® OneDrive® und Office 365®, Evernote, OptimiDoc Cloud, iManage und Clio Cloud für Rechtsanwälte. Viele Dokumentenmanagement-, Enterprise- und Collaborations- Systeme werden ebenso unterstützt.

Übersetzungen von Geschäftsdokumenten, Whitepapers und anderen Unterlagen.

Sofortiges, schnelles und exaktes Übersetzen wichtiger Schriftstücke in 50 Fremdsprachen ist kein Problem. Die Formatierung der Original Ausdrucke bleibt hierbei erhalten.

Eine OCR Texterkennung auf Weltniveau. Dieses leistungsfähige OCR-System konvertiert nicht bearbeitbare Vorlagen bei Bedarf automatisch.

Analoge Schriftstücke in gesprochene Audio Dateien umwandeln.

Audio Documents Innovation: Einfach Papierdokumente in MP3-Dateien umwandeln. Ein Link zur MP3-Datei wird per E-Mail verschickt, damit sich der Empfänger die Datei unterwegs anhören kann.

Durch einfaches Dokumente scannen kannst du produktiv wie nie zuvor arbeiten und deine Dateien überall und jederzeit anhören.

Capture Point: Einscannen und konvertiere deine Papierdokumente sicher und automatisch in digitale und bearbeitbare Formate wie Word® und Excel®. Danach kannst du die Dateien in E-Mail- oder Cloud-Ablagesysteme übertragen.

Warum in den digitalen Arbeitsplatz investieren?

Wie oben aufgeführt, sind die Möglichkeiten zur Digitalisierung auf dem Weg zum Digital Workplace gewaltig.

Jeder von uns arbeitet anders, wir haben heute aber auch mehr Zugang zu neuen Technologien am Arbeitsplatz als früher. Es gibt keinen Grund mehr, warum Drucker und Multifunktionsgeräte nicht in demselben Maße vernetzt sein sollen wie Computer, Handys und andere technische Geräte.

Sich wandelnde Unternehmen brauchen eine neue Kultur und Organisationsform.

Dazu gehört beispielsweise, das oftmals vorherrschende Silodenken aufzubrechen. Diese „Jede Abteilung für sich“ Mentalität sollte man durch einen angeregten Dialog ersetzen. Dann werden Unternehmen erfolgreich sein.